北京赢鼎公益基金会费用报销制度

为了规范本基金会的费用支出，依据《民间非营利组织会计制度》，本着“必要、高效、节俭、安全” 的原则，制定本基金会的费用报销制度。本制度适用于北京赢鼎公益基金会所有全职和兼职工作者、实习生。

1.费用类型分为慈善活动支出和管理费用两类：

（1）慈善活动支出是指慈善组织基于慈善宗旨，在章程规定的业务范围内开展慈善活动，向受益人捐赠财产或提供无偿服务时发生的下列费用：

直接或委托其他组织资助给受益人的款物；

为提供慈善服务和实施慈善项目发生的人员报酬、志愿者补贴和保险，以及使用房屋、设备、物资发生的相关费用；

为管理慈善项目发生的差旅、物流、交通、会议、培训、审计、评估等费用。

慈善活动支出在“业务活动成本”项目下核算和归集。慈善组织的业务活动成本包括慈善活动支出和其他业务活动成本。

（2）慈善组织的管理费用是指慈善组织按照《民间非营利组织会计制度》规定，为保证本组织正常运转所发生的下列费用：

理事会等决策机构的工作经费；

行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、住房补贴、社会保障费；

办公费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费等。

（3）慈善组织的某些费用如果属于慈善活动、其他业务活动、管理活动等共同发生，且不能直接归属于某一类活动的，应当将这些费用按照合理的方法在各项活动中进行分配，分别计入慈善活动支出、其他业务活动成本、管理费用。

2.费用报销范围

（1）差旅费：包括交通费、住宿费、餐饮补助费、市内交通费等因公务出差产生的合理费用。差旅费标准应根据规定进行核定，超标准部分自理。

（2）办公费：包括办公用品采购、印刷费、邮寄费、通讯费、服务费、招聘费等日常办公所需的费用。办公费用应严格控制在预算范围内，凭正规发票报销。

（3）业务招待费：因业务需要而发生的宴请、礼品赠送等费用。业务招待费应遵循必需、合理、适度的原则，按照规定的标准和审批程序进行报销。

（4）培训费用：员工参加与工作相关的培训课程、研讨会、讲座等费用，包括学费、教材费、差旅费等。培训费用应根据培训计划和预算进行列支，需提供培训机构出具的正规发票或证明文件。

（5）其他费用：除上述费用外，符合规定的其他合理费用支出，如维修费、租赁费、福利费、广告宣传费等，凭相应凭证报销。

3.报销凭证的规范

（1）报销过程中，经办人员必须向对方索取原始单据，原则上必须是发票才能报销，未获得原始单据或者虚假的原始单据一律不予报销。

（2）报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票，原始单据必须真实、合法，原则上应与开支的内容一致，发票不得自行修改或者自行填写内容，否则不予报销。

（3）所有车票及机票必须清晰标注出发地和目的地、乘坐日期以及金额，包括基础票价、可能的附加费用等。

4.费用报销的流程

（1）费用发生时，由经办部门经办人员及时在财务系统中提起审批。

（2）费用报销单填写规范

① 差旅费

· 报销差旅费时，需详细注明出差的具体原因和确切日期，以确保费用的合理性和必要性。

· 报销过程中，交通费、住宿费、餐费等差旅费用的报销，需提供相应的发票作为凭证，且发票上的金额应不低于实际申请报销的金额。

· 因工作需要，员工自愿提供私车办理事务的，仅报销实际产生的燃油费、过路费、停车费等直接费用，具体标准如下：a.燃油费按照实际公里数和市场油价计算，b.过路费凭发票或者ETC记录报销，c.停车费凭发票报销，d.洗车费及维修费等不予报销。

· 报销人应准确填写收款账户信息，开户行至支行级别，并上传相应的付款凭证及发票，对于电子发票，需自行打印后交由财务

② 日常报销

· 日常费用主要包括办公费、通讯费、交通费、低值易耗品购置费、业务招待费、培训费、福利费、快递费、广告宣传费、服务费、招聘费等。

· 报销内容务必写明费用事由，多条明细应分别进行填列。

· 收款账户务必填写正确，确保账户名称的每个字都与银行记录完全一致，开户行的信息需详尽至分行级别，包括银行名称、分行名称及地址。

· 在提交付款审批单时，必须附上相应的支付凭证（如付款截图）和发票，报销时需要将电子发票打印出来交由财务部门。

5.报销时限

· 员工应在费用发生后的15个工作日内提交报销申请，本月的报销在次月5日前提交申请，逾期不予受理（差旅费除外）。

· 财务部门在确认发票无误且审批流程完整后，在次月10日支付上月的报销款。

6.费用标准（单位：人民币）

· 招待费：普通客户≤300元/人

· 办公用品：需附采购清单

· 住宿费：一线城市≤400元/天，二线城市≤300元/天，三线城市及以下地区≤200元/天

城市类别划分：

一类城市：北京上海广州深圳

二类城市：天津、重庆、杭州、南京、厦门、成都、苏州、东莞、无锡

其他城市：以上未列明的地区

· 交通费：飞机经济舱、高铁二等座据实报销

· 伙食补贴：每人每天50元（需提供发票）

7.备用金申请及归还

· 员工因公出差、采购预计支出超出本人承受范围或超过5000元的可申请备用金。

· 申请备用金时，由经办人员在在财务系统中提起审批。借款日期、借款金额以及借款事由为必填项，根据是否有发票，选择上传发票或其他付款证明材料。

· 出差返回或采购完成，经办人员应在15个工作日内提起备用金还款，过期不予报销。

· 归还备用金时，由经办人员在财务系统提起审批，关联【备用金申请】，发票和付款凭证一并上传，若有余额需填写还款金额并将余款汇入公户，付款截图作为附件，若超支，超支部分需在备注中详细说明并填写收款账户，选择银行卡收款方式。

8.优化费用控制政策和程序

财务部门应做好员工费用的统计，及时总结最佳实践，持续优化费用控制，优化本政策和程序，适时进行相关条款的修订和完善。